Step Ahead Consulting

Gestão Consular

Por esta área de negócio entende¬-se a gestão dos processos e das dinâmicas das redes consulares, as quais podem assumir competências tão diversificadas como actos de Registo Civil, de Recenseamento Eleitoral até à emissão de documentos de viagem propriamente dita.

A Gestão Consular, um ramo especializado da Optimização de Processos, tem vindo a assumir-se cada vez mais como uma das áreas de negócio estratégicas da Step Ahead Consulting. Com uma experiência ampla e aprofundada das maiores necessidades e constrangimentos, a nossa missão neste domínio é optmizar processos no sentido de fomentar uma gestão moderna e transversal de um conjunto de valências em suporte papel e similares, contribuindo para:

A informatização dos serviços consulares;
O maior controlo dos processos internos e do negócio do Consulado, através de serviços como:
- SIGCON - Sistema Integrado de Gestão Consular (módulo para tratamento dos actos/negócio do Consulado);
  O sistema integrado de gestão consular se tem vindo a desenvolver e a afirmar, entrando agora numa fase de renovada imagem e avanços significativos. Com base no percurso já percorrido, a nova versão da aplicação alia os melhores procedimentos da sua antessora, a uma renovada abordagem, marcadamente mais coesa, user-friendly e simplificada do ponto de vista do tratamento dos diferentes processos dos Consulados. Concebida com base na estratificação de tarefas entre roles, comumente separados em:
  - Front-Office – para os funcionários do Consulado que estão no Atendimento efectuarem os registos e solicitações; tem acesso directo ao módulo de Cobranças, para o caso dos consulados onde o registo e o pagamento são feitos no mesmo momento;
  - Back-Office – para os funcionários que efectuam o trabalho de back-office e de parametrização da aplicação;
  - Cobranças - apesar de estar incorporado nos actos do Front-Office, esta área pode também ser independente e apenas acedida por um tipo de utilizadores em particular, para o caso dos Consulados onde o acto de registo e o acto de pagamento não são simultâneos;
  - Parametrização – área que os utilizadores de back-office ou outros (se assim se entender) irão poder aceder para adequarem a aplicação às suas necessidades, sem recorrem aos Consultores; neste menu os utilizadores irão poder efectuar operações como, introdução de novos actos disponiveis, alteração da tabela de emolumentos, gestão de entidades, gestão de utilizadores, entre outras coisas.
- Módulo para controlo e gestão de Recursos Humanos, integrado com sistemas de gestão de ponto que permite o acesso às informações de assiduídade em tempo-real;
- Módulo para Controlo Orçamental e de Compras (atráves de requisições integradas na aplicação);
- Módulo de Gestão Documental (para tratamento do expediente geral do Consulado);
- Módulo para Gestão do Imobilizado (sistema que irá permitir realizar inventários do mobilizado existente no Consulado);
- Sistemas de Controlo de Gestão de Atendimento Público;
- Mala Consular (sistema integrado de gestão consular móveis);
- Consulado Virtual (registo e actos on-line).

A maior segurança dos dados;
A desburocratização de procedimentos de gestão administrativa;
Incrementar os níveis de eficácia e eficiência no serviço público prestado e, consequentemente, melhoras os seus níveis de satisfação para com o Consulado.

No mundo actual, onde as fronteiras são cada vez mais ténues, depara-se ainda por vezes com incongruências que limitam e complicam a circulação e a mobilidade que se impõe nos dias de hoje. Sistemas pesados e com longos tempos de espera para os utentes, quer nacionais, quer estrangeiros, não se coaduna com a realidade dos mercados e da sociedade, que precisa de respostas e soluções em tempo-real.

É nesta conjuntura que

Complementarmente, a Step Ahead Consulting, tem vindo a desenvolver uma nova vertente da gestão consular, integrada com os seus demais produtos nesta área, que permita a rede consular, criar e manter um “Consulado Virtual”, capaz de disponibilizar o maior e o mais abrangente conjunto de serviços aos seus utentes. Com uma ferramenta deste tipo, as vantagens ao nível da agilidade e flexibilidade da acção são notórias, resultando, paralelamente, numa menor concentração de utentes nos postos consulares e consequentemente na sua maior satisfação.

A concentração de todos os actos prestados pela rede consular numa ferramenta web única é apenas uma das várias soluções criadas e desenvolvidas pela Step Ahead Consulting. Entre elas pode enumerar-se outros serviços como:

A integração com as aplicações nacionais de Registo Civil; esta integração directamente na ordem interna do próprio Estado, permite não só, a partilha de uma mesma numeração/contador para cada acto, a elminação de figuras legais como a “Transcrição” de Registos, poupando tempo aos funcionários dos registos, e eliminando redundancias no processo; uma politica de dados bastante mais segura e fidedigna, que proteje melhor os cidadãos nacionais;
A integração com os respectivos departamentos financeiros dos ministérios sectoriais envolvidos nos actos do Consulado (Justiça, Negócios Estrangeiros, Finanças, entre outros), fomentando também aqui os indices de segurança da informação;
A integração com as aplicações de emissão de vistos, podendo-se na hora enviar mensagens pela cadeia de valor do processo de emissão, que facilitem a resposta e diminuam os tempos de espera dos utentes.